המדריך לייעוץ ארגוני – איך מקדמים את העסק
כל בעל עסק יודע כי עליו להיות בתהליך שיפור מתמיד, לבחון ולייעל תהליכים. למעשה, ייעוץ ארגוני, המכונה גם פיתוח ארגוני, הינו תהליך בו ארגון מערב גורם חיצוני, יועץ ארגוני מומחה או חברת יעוץ, בעלי התייחסות אובייקטיביות ומקצועית בהתנהלותו השוטפת של הארגון. מטרתם היא לנתח את תהליכי העבודה והנהלים, להצביע על אזורי משגה או נושאים טעוני שינוי ופיתוח בארגון, ולהוביל בסופו של דבר למיקסום יכולות, קיצוץ בהוצאות והעלאת הרווחיות (תלוי בסוג הפרויקט ובמטרות שהוגדרו ליועץ הארגוני כיעדים מרכזיים לפרויקט). וזה לא משנה אם אתה נגר שמתעסק במטבח כפרי או משרד עורכי דין, כולם צריכים יועץ ארגוני.
השאיפה למצוינות מול ההטרדות היום-יומיות, הלחץ בעבודה והקבעון שיש לנו לפעמים בתוך תהליכים ארגוניים, הם סיבה ראויה למצוא גורם אובייקטיבי מקצועי כגון יועץ ארגוני, שיוכל לאבחן את הדברים מבחוץ, לזהות לפעמים את הכשלים שנמצאים לנו ממש מתחת לאף ולהוביל תהליך של ייעוץ ארגוני. אין ספק, כי אתה, מנהל הארגון, מכיר את ה-“בייבי” שלך יותר טוב מכל אחד אחר, ועדיין – עליך להיות תמיד פתוח לביקורת ונכון לערוך שינויים ארגוניים על מנת להוביל את החברה שאתה מוביל להצלחה.
כיצד ייראה תהליך הייעוץ הארגוני?
בתהליך של ייעוץ ארגוני נכון, על היועץ הארגוני לבחון את התנהלות הארגון כצופה מן הצד. הוא ייפגש עם אנשים בארגון בכל הדרגים וכן עם גורמים חיצוניים לארגון דוגמת לקוחות או ספקים לראיונות עומק שבהם יכיר את הארגון, מבנהו, תהליכים ארגוניים ותרבות ארגונית. סביר כי לשם עבודתו יבקש היועץ הארגוני חשיפה של נהלים ומדיניות בארגון ורצוי למנות לשם כך “מנהל פרויקט” אשר יסייע לו בתיאום פגישות והשגת חומר נדרש. היועץ ינסה לבחון את התהליכים המרכזיים המפעילים את הארגון ולפיכך את נקודות החוזק והאתגרים שלו. ככל שתינתן ליועץ הארגוני האפשרות להעמיק ולבדוק, כך יניב הייעוץ הארגוני תובנות ומסקנות ודאיות יותר ולפיכך יציג פתרונות יעילים יותר. נסה לדמות את הדבר לבדיקה רפואית: אדם החש בסימפטום של כאב בטן בא להיבדק אצל שני רופאים: האחד יעשה בדיקה גופנית חיצונית – ימשש את הבטן, יבדוק דופק ולחץ דם, ישאל את החולה מה אכל ויבקש לתאר את תחושתו (“איפה כואב לך בדיוק?”). הרופא השני לעומת זאת, ישלח את החולה לבדיקות דם וסריקת אולטרסאונד בנוסף לבדיקה החיצונית. מי לדעתך יגיע לתוצאות המדויקות ביותר, ולפיכך ירשום את התרופה המתאימה ביותר? לכן חשוב לשתף את היועץ בתהליך ייעוץ ארגוני בכל הדילמות והאתגרים מולם הארגון עובד, שהרי היועץ עומד לצד הנהלת הארגון ומטרותיו משיקות לטובת הארגון.
כיצד יעוץ ארגוני יכול לקדם את העסק שלך?
השאיפה למצוינות מול ההטרדות היום-יומיות, הלחץ בעבודה והקבעון שיש לנו לפעמים בתוך תהליכים ארגוניים, הם סיבה ראויה למצוא גורם אובייקטיבי מקצועי כגון יועץ ארגוני, שיוכל לאבחן את הדברים מבחוץ, לזהות לפעמים את הכשלים שנמצאים לנו ממש מתחת לאף ולהוביל תהליך של ייעוץ ארגוני. אין ספק, כי אתה, מנהל הארגון, מכיר את ה-“בייבי” שלך יותר טוב מכל אחד אחר, ועדיין – עליך להיות תמיד פתוח לביקורת ונכון לערוך שינויים ארגוניים על מנת להוביל את החברה שאתה מוביל להצלחה.
למה להיעזר בשירותים של יועץ ארגוני? 5 סיבות עיקריות!
חברות רבות נאבקות על ההחלטה אם כדאי להעסיק יועץ ארגוני או לא. הנהלה בכירה לעיתים קרובות עשויה לחוש כי החלטה כזו עלולה להעיד על חוסר כישורם האישי בניהול החברה ועלולה להיות מאוימת על ידי המומחיות של היועץ. יחד עם זאת, יש המון סיבות פרודוקטיביות לשכור שירותיו של יועץ מקצועי כדי לגדול ולצמוח לשלב הבא. ריכזנו לכם 5 סיבות למה עליכם להיעזר בייעוץ ארגוני:
- שיפור מתמשך לטווח רחוק: חברות שנעזרות בייעוץ ארגוני מתמשך נהנות משיפור מתמיד של העסק ויציעיהם. התהליך יוצר שיפור מתמשך לפי אסטרטגיות שמתוכננות, מיושמות, מוערכות, משופרות ונמצאות תחת מעקב מקצועי ואובייקטיבי. ייעוץ ארגוני פועל לפי גישה פרואקטיבית שחובקת שינויים פנימיים וחיצוניים וממנפת את הארגון שלכם להתחדשות.
- שיפור תקשורת בצוות: בסקר שנערך בקרב 400 חברות בארצות הברית שמעסיקות לפחות 100 אלף עובדים נמצא כי תקשורת לא יעילה בין העובדים עולה לכל חברה 62 מיליון ₪ דולר בשנה (!). כאשר עובדים אינם יודעים לתקשר זה עם זה – הדבר עלול להביא לארגון שלך תוצאות מזיקות וחשוב להבין שזה מאוד מאתגר לשנות את הדפוס הזה לאחר שהוא כבר התחיל. יועץ ארגוני יוכל לקחת את הארגון שלך לדרך חדשה ולשפר את התקשורת הצוותית. חשוב להדגיש, שהמטרה היא עמוקה יותר מעידוד דיאלוג בריא – מנהלי העסק ילמדו גם כיצד להשתמש בתקשורת בריאה כדי לתקשר מול העובדים. כך למעשה יהיה ניתן לפתח ארגון שמעודד שקיפות ופתיחות, כאשר העובדים שלכם ירגישו שהקולות שלהם חשובים ובעלי ערך – הם יהיו מוכנים לדבר וליזום שינויים בריאים שיבואו לטובתך. הם גם יהיו תומכי מותג חזקים גם מחוץ לעסק ויש לכך השפעות חיוביות רבות על הארגון שלך לטווח הרחוק.
- פיתוח שוטף של עובדים: הידעת שמחקרים מראים כי רק 20% מהעובדים הם בעלי הכישורים הדרושים בכדי להצליח בתפקידם הנוכחי ובקריירה העתידית שלהם? האם הארגון שלך מעודד ומקדם הזדמנויות להתפתחות מקצועית? אם לא, לא ייקח הרבה זמן עד שאפילו העובדים הטובים שלך יבחרו לעזוב. אחד מעמודי התווך של ייעוץ ארגוני הוא לתת לעובדים את הביטחון והיכולת לבצע שינוי בתוך הארגון שלך. יועץ ארגוני יוכל לעזור לחברה שלך לסלול דרכים חדשות ולספק לעובדים הדרכות והכשרות מעניינות שיגבירו את המוטיבציה המחלקתית ויניעו לשיפורים בתהליכי העבודה.
- חדשנות באמצעות מוטיבציה: ההצלחה של החברה שלך תלויה הרבה במה שיש לה להציע לשוק התובעני. המוצרים או השירותים שלך יכולים להיות מאוד משתלמים ופופולריים עכשיו – אבל האם הם מוכנים לקבל גם שינויים והתחדשות? מי שלא נענה לשאלה הזו בביטחון עלול למצוא את עצמו מפסיד למתחרים קצת יותר יצירתיים. פיתוח ארגוני יכול לסייע לך לזהות את נקודות החוזקה בקו המוצרים הנוכחים וכן גם את נקודות החולשה שלהם שעלולים להכשיל צמיחה עתידית. לאחר מכן, אתה תלמד את הדרך המפתיעה לשפר אותה – להגביר את המעורבות והמוטיבציה של העובדים. גם אם יש לך את המוצר או השירות הטוב ביותר כרגע – אם העובדים שלך לא מאמינים בזה ופועלים ללא הרף לשיפורו, אז המאמצים שלך עלולים לא לשאת פירות. לשם כך, אתה עומד לגלות דרכים חדשות לתגמל הצלחות של עובדים ולהגביר את מורל הצוות. התשלום? כוח עבודה עוצמתי, יצירתי עם דרייב חזק שיביא את הארגון לצמיחה מתמדת.
- ניתוח שוק: פן נוסף שחשוב היא הגישה המעמיקה לניתוח תחרותי. ייעוץ ארגוני יוכל לסייע לך להתבונן מקרוב בחוזקות ובחולשות של המתחרים שלך כדי לעזור לחזק את מעמד המותג שלך. אתה לא יכול לנווט באזורי הצלחה חדשים אם אינך יודע אילו טקטיקות המתחרים שלך כבר משתמשים. יועץ יוכל לעזור לך לנצל את נקודות החוזק שלהם לטובתך ולהימנע מהחולשות שלהם. עם הזמן, תוכל גם ללמוד לעומק את קהל היעד שלך ולגלות מה הציפיות והעדפות של הלקוחות. כך תוכל לפתח מוצרים ושירותים אשר נוטים לעצב את האינטרסים שלהם, לפתור להם את הבעיות ולעודד נאמנות למותג שלך.
- כיוון ברור: כשאתה מוביל את העסק שלך ומלהטט בין משימות רבות בבת אחת, זה עלול להקשות עליך לשמור על נקודת מבט ברורה שאומרת לאן מועדות פניה של החברה שלך. פירוש הדבר הוא שאתה עשוי מבלי לשים לב להחסיר מהלכים קריטיים שעלולים לגרום לעובדים שלך להיות ממורמרים וללקוחות לא מרוצים כאחד. יועצים ארגוניים יוכלו לשמש כצד שלישי שלא ידעת שאתה זקוק לו. עבודה אחד על אחד מול יועץ יוכל להאיר ולהבהיר נושאים וחששות שנסחפו מתחת לשטיח של העסק שלך במשך הזמן. הודות למודעות החדשה שתרכוש – תוכל לנקוט בעמדה חדשה ולפתח מדיניות רעננה לטובת הארגון.
- רווחים גבוהים יותר: אולי זו גם הסיבה שתתחיל לחפש יועץ ארגוני – העלאת הרווחים של חברתכם! אולי המכירות שלך נמצאות במקום הנכון אבל אתה רק רוצה דחיפה קטנה כדי להמשיך בכיוון הנכון. או אולי הבחנת בדפוס קבוע של ירידה ואתה זקוקים לעזרה בהפיכתו. כך או כך, פיתוח ארגוני יוכל לסייע לעסק שלך לגלות שיטות חדשות ופרודוקטיביות שטרם נוצלו בשביל לפתוח דלתות הכנסה חדשות. דרך נוספת ששירות זה יוכל לעזור לך לחסוך כסף היא העלאת המורל. מורל גבוה יותר במקום העבודה מביא למספר נמוך של היעדרויות עובדים ושיעורי תחלופה. ככל שהצוות שלך פרודוקטיבי יותר, בעלי מוטיבציה גבוהה יותר – התרומות שלהם לעסק יהיו גדולות יותר ופוטנציאל הרווחיות שלך יכול לטפס גבוהה יותר. אין גבול להצלחה שאתה יכול לממש כשכולם על הסיפון מסורים למשימה שלך.
כיצד לאתר יועץ ארגוני שהכי מתאים לארגון ולדילמות העומדות בפניו?
ישנם סוגים רבים של יועצים ארגוניים ושלל גישות ושיטות ייעוץ ופיתוח ארגוני כאשר אין גישה “נכונה” או “שגויה”. עם זאת, על מנת למצוא את חברת ייעוץ ארגוני מקצועית שתהיה המתאימה ביותר לתהליך של ייעוץ ארגוני לארגון שלך, עליך לשאול עצמך כמה שאלות מרכזיות:
- מהן המטרות שאני מעוניין להשיג בייעוץ הארגוני: למשל – תהליך שינוי ארגוני (דוגמת מיזוג בין שתי מחלקות בארגון), בנייה של שכבת עתודה ניהולית, או צמיחה עסקית (ייעוץ אשר מאופיו הינו יותר ייעוץ אסטרטגי עסקי) ועוד.
- האם אני מעוניין ביעוץ אישי בנוסף ליעוץ ארגוני: יועצים ארגוניים רבים מעניקים גם שרותי אימון אישי (קואוצ’ינג) בנוסף להערכת הארגון, רלוונטי במיוחד אם הייעוץ הוזמן על ידי מנהל מסוים ופחות כהחלטה של הדירקטוריון או ההנהלה כולה.
- מה טווח הייעוץ הארגוני שאני מעוניין לקבל: האם אני מעוניין בייעוץ ארגוני ארוך טווח שילווה את העסק שלי לאורך זמן, או האם אני מעוניין לחולל שינוי מידי ולקבל את הכלים להמשיך בעצמי.
- מהם הערכים והמדיניות התרבותית של הארגון: יועץ ארגוני צריך להתאים לארגון בערכים ובאמונות שלו. לצורך הדוגמה, סביר כי עסק הפועל במגזר החרדי יאמץ בקלות יתרה המלצותיו של תהליך ייעוץ ארגוני אותו ניהל יועץ ארגוני ממגזר זה ואשר מכיר את התרבות והסביבה בה הוא פועל.
- האם, ועד כמה, בכוונתי לערב את העובדים שלי בתהליך הייעוץ הארגוני: האם אני מעוניין לערוך להם גם סדנאות או קורסים במסגרת התהליך של ייעוץ ארגוני, או לאפשר להם למלא חלק פעיל בעבודה מול היועץ הארגוני.
- מה התקציב שאני מוכן להשקיע לטובת התהליך שי הייעוץ הארגוני: חברות ויועצים ארגוניים הפועלים באופן פרטי מספקים שירותים שונים בעלויות שונות, בדומה לכל דבר בחיים – לא כל מה שיקר הוא בהכרח הכי טוב ולא כל הצעה לתהליך ייעוץ ארגוני שעולה כפול מהצעה מתחרה בהכרח איכותית יותר.
לאחר שענית לעצמך על השאלות הללו, התעניין מול היועצים הארגוניים שאתה בוחן במה התמחותם וניסיונם למשל: עבודה של ייעוץ ארגוני מול המגזר החרדי או החילוני, ניסיון באתגרים מהסביבה העסקית או מהתחום הסוציולוגי, מודל עבודה של ריטיינר ארוך טווח או של פרויקט חד פעמי וכדומה. בהתאם לתשובות שיינתנו לך, תוכל לבחור את היועץ הארגוני שהתמודד עם אתגרים דומים, בסביבות ארגוניות דומות ואשר מודל העבודה שלו כמו גם התרבות והערכים שהוא מגלם באישיותו, מתאימים לארגון שלך וליעדי הייעוץ הארגוני שאתה דורש.
בחר תמיד מבין כמה אלטרנטיבות של ייעוץ ארגוני
לאחר שענית על השאלות וזיהית מספר אפשרויות, תוכל להתרשם במפגש אישי, כשהאלמנט המכריע ביותר הוא לא אחר מאשר הכימיה האישית שלך עם היועץ הארגוני. בנוסף, הקשב ליועץ, תאר את המטרות שלך ובדוק האם הערכים שלו והחזון שלו תואמים את אלה שלך. שאל אותו על שיטת העבודה שלו בתהליך הייעוץ הארגוני, כיצד הוא רואה את שיתוף הפעולה ביניכם וכדומה. פגישה כזו תקל עליך לבחור מי הראוי ביותר להיות ה-“דוקטור” של העסק שלך.
טיפים לעבודה מוצלחת עם יועץ ארגוני
להלן כמה עצות שיעצימו את תוצאות התהליך של ייעוץ ארגוני:
-
- עבוד בשיתוף פעולה עם היועץ -לצורך ההמחשה, נתחיל במשל קטן: שתי נשים מזמינות את העוזרת אחת לשבוע. כאשר העוזרת מגיעה לאישה הראשונה האישה עובדת יחד עם העוזרת ומנקה את הבית. האישה השנייה דואגת לצאת מהבית כשהעוזרת מגיעה ומשאירה לה דף הוראות מפורט של הפעולות הנחוצות לניקיון הבית. היכן לדעתך תהיה התוצאה “מתוקה” יותר? – ככל שתשתף פעולה ותהיה פעיל בעבודת הייעוץ הארגוני, כך התוצאות תהיינה לא רק טובות יותר, אלא אף מהירות יותר. במידה והיועץ שלך פועל על פי שעות – חסכת עלויות מבלי לחסוך באיכות.
- פעל בכנות ושקיפות מול היועץ- ככל שתהיה כן יותר ותחשוף את היועץ הארגוני שבחרת לכמה שיותר מידע על העסק שלך – כך ניתן יהיה להפיק את המרב מתהליך. חוסר שקיפות ושיתוף פעולה מלא דן למעשה את תהליך הייעוץ הארגוני לכישלון.
- פנה זמן לטובת תהליך הייעוץ הארגוני – היה נכון “להקריב” מזמנך לטובת התהליך. ללא השקעה מצידך, כל השקעה בתהליך של ייעוץ ארגוני עלול לרדת לטמיון.
- היה נכון לקבל החלטות קשות – אין שינוי ללא היכולת לשנות. היה נכון לקבל החלטות העשויות להיתפס לעיתים כאמיצות אם התהליך של ייעוץ ארגוני מצביע עליהן כקריטיות להשגת היעדים (למשל: לצמצם או להתרחב, להיכנס לשוק חדש ועוד).
- שתף את עמיתיך, עובדיך וכל גורם הקשור לעסק שלך בתהליך הייעוץ הארגוני – שאל את עובדיך מה לדעתם אפשר לשפר (תופתע לגלות כמה רעיונות יש להם…), שאל את ספקיך כיצד לדעתם ניתן לשתף פעולה טוב יותר, בקש מלקוחותיך משוב וכן הלאה. עירוב גורמים המעורים בהתנהלות העסק בתהליך השינוי והשיפור הארגוני, יהפוך את תהליך הייעוץ הארגוני למושלם עוד יותר. בנוסף, ערב בתהליך עובדים בעלי השפעה (מנהלים, ראשי ועד וכדומה) שכן תזדקק למחויבותם כאשר תרצה לבצע את המלצות חברת ייעוץ ארגוני והם יהיו נכונים לכך אם ירגישו שהיו חלק מהתהליך שעובר הארגון.
חשוב לזכור:
תהליך של ייעוץ ארגוני המיועד לקדם שיפור ושינוי ארגוני, עשוי להיות נפלא לעסק שלך. הגדרת מטרות, בחירת חברת ייעוץ ארגוני האידאלית עבורך ושיתוף פעולה כנה ושקוף תוך שיתוף גורמים המעורבים בתהליכים העסקיים, יכולים להעלות את העסק שלך על דרך המלך. שיתוף פעולה עם היועצים הארגוניים הוא קריטי להצלחת התהליך הייעוץ הארגוני, יחד עם הנכונות להתמסר לטובת העניין בכל דרך אפשרית.
יש לכם עוד שאלות? נשמח להעמיד לשירותכם את מיטב היועצים הארגוניים בישראל. לפרטים נוספים ותיאום פגישת ייעוץ מלאו את הפרטים שלכם ונציגנו יחזרו אליכם בהקדם או התקשרו –