המדריך השלם להקמת עסק

* המאמר נכתב על ידי אריה כהן ,MBA, יועץ וחונך עסקי

תהליך הקמת עסק – החלטה גורלית

כיצד נוצרת ההחלטה על הקמת עסק חדש ומהו תהליך הבשלתה?

הסיבות להקמת עסק אישיות, שונות ומגוונות. ככלל, אנשים צוברים ידע מקצועי וניסיון כל העת ובמקביל מחפשים אחר הדרכים הטובות ביותר להתפרנס. באופן טבעי, מרביתנו עושים את תחילת דרכנו המקצועית כשכירים ועדיין לא חושבים על הקמת עסק. אנו רוכשים ניסיון ומיומנויות ורק חלקנו בשלב מסוים מתחילים תהליכים והרהורים העשויים להוליך למסקנה שכדאי או אפילו הכרחי להקים עסק עצמאי משל עצמנו. המחשבות העולות לתודעה יכולות להיות בעלות אופי חיובי או שלילי:

במקום העבודה והוא מעוניין להתקדם במסגרת הקמת עסק.

מחשבה שלילית – תוצאה של תחושת קיפוח לעומת הישגי המעסיק עקב העובדה שהתמורה שהעובד מקבל על עבודתו נמוכה במידה ניכרת מהתמורה שהמעסיק גובהה מהלקוחות. בסופו של תהליך מחשבתי כזה עשויים להגיע למסקנה שאפשר להקים עסק, לעשות את אותו הדבר ואולי אף יותר טוב ובעצם הקמת העסק לשמור את כל התמורה לעצמינו.

השאיפה להקים עסק ולהיות בעלים של עסק מתקיימת אצל רבים, אך לא תמיד מהסיבות המוצדקות. יש רבים שאינם אוהבים לקבל מרות ולציית להוראות של הממונים עליהם. אחרים, אשר התנסו בתפקידי פיקוד במהלך השירות הצבאי, או בתפקידים ניהוליים במסגרת עיסוקיהם כשכירים, מגבשים לעצמם לא פעם את התחושה שהם מסוגלים לנהל דברים היטב במסגרת הקמת עסק משלהם ושסביר שירוויחו הרבה יותר מאשר כשכירים.

התשובה לשאלה – האם אתם סבורים באמת ובתמים שאתם מסוגלים לנהל לאחר השלב של הקמת עסק. כל עסק דורש ניהול אפקטיבי, חייבת להינתן בכנות וביושר עצמי רב ולאחר בדיקה מעמיקה עם עצמכם ועם אנשים אחרים המכירים אתכם היטב.

רק כאשר התשובה היא חיובית – ניתן לקבל את ההחלטה הגורלית ולבצע אותה בחוכמה.

הקמת עסק קטן עם מבנה ארגוני של עסק גדול

בכל ארגון עסקי, קטן כגדול, ישנן פעילויות בסיסיות החייבות להתבצע:

גיוס, תקינה והערכה של כוח אדם.
ייצור מוצרים או אספקה של שירותים שהם מהות העסק.
שיווק, מכירות וקידום מכירות.
ניהול הכספים – גבייה, תשלומים, דיווח חשבונאי, לקיחת הלוואות לעסקים במקרה הצורך וטיפול במערכות האשראי.
בקרת פנים ובקרת איכות.
רכישה של שירותים חיצוניים – ייעוץ משפטי, ראיית חשבון וייעוץ ארגוני או מקצועי אחר.
ניהול כללי ותיאום בין כל המערכות הפעילות בעסק.

היזם הטרי, הנמצא בשלבי ההתארגנות לקראת הקמת עסק, חייב לרשום לפניו את רשימת הפעילויות ולשאול את עצמו, ברמה גבוהה של כנות, מה הוא יודע לעשות היטב ומה לא. לביצוע מלא ומדויק של המשימות בתחומים שאין לו בהם ידע מספיק חייב היזם להביא בחשבון שימוש בשירותים חיצוניים או גיוס עובד מתמחה במשרה מלאה. לצד אפשרויות אלו, יכול היזם לצורך הקמת עסק ללמוד את אותם התחומים ולעבור השתלמויות על מנת לשלוט במשימות אלו.

הקמת עסק לצד שליטה בתחום אחד אינה מספיקה ולראייה, רבים מהעסקים הנסגרים במהלך השנתיים הראשונות לקיומם הוקמו על ידי יזמים בעלי בקיאות רבה ביצור או אספקה של שירות מסוים, אולם הם חסרי ידע וניסיון בשיווק או בניהול כספים.

תוכנית עסקית – שלב קריטי ערב הקמת העסק

לאחר שעוברים את המשוכה הראשונה של הקמת עסק: בונים לעסק שעדיין לא קם מבנה ארגוני, וגם מחליטים אילו פעילויות ייבצע היזם לבדו ואילו יטיל על אחרים, רק אז ניגשים לבנייה של התכנית העסקית. תכנית זו מאפשרת לבטא, בערכים כמותיים וכספיים, את מה שהיזם מתכוון לבצע בעסק לאחר הקמת העסק. תכנית עסקית הערוכה היטב ומבוססת על ידע מהימן יכולה לשמש כ"ספר התקציב" של העסק, הן בשלב ההקמה והן לאחר מכן, וגם לסייע בגיוס מקורות המימון הנדרשים. קרא עוד על כתיבת תוכנית עסקית.

הביצוע – שלבי הקמת העסק החדש

מצוידים בתכנית עסקית ובתרשים מבנה ארגוני של העסק המתוכנן – יכול היזם להתחיל בצעדים המעשיים של קידום היזמות שלו לכדי הקמת עסק, שלב אחר שלב:

שלב ראשון – בדיקה מחודשת ועדכון אומדני ההשקעות

מאתרים את המיקום הפיזי בו נכונה ביותר הקמת העסק המתוכנן. מבקשים הצעות מחיר ספציפיות המתייחסות לשיפוצים הנדרשים במקום והצעות מחיר לציוד הנדרש בשלב ההתחלתי ובשלבים המאוחרים יותר.

שלב שני – מסדירים את מקורות המימון להקמת העסק

בהתאם לאומדני ההשקעה המעודכנים ולתכנית העסקית, ועל סמך המידע הקיים בדבר המקורות העצמיים, בודקים את כל מקורות המימון האפשריים הנדרשים להקמת העסק. האשראי שיועמד לרשות העסק החדש חייב להיות בהיקף כזה שיכסה את כל צרכי ההשקעה וכן ישאיר רזרבה מסוימת להרצת העסק ולמרווח טעות. בשום אופן אין להשתמש בכל המקורות העצמיים לפני שמקבלים את האישורים העקרוניים המתאימים מגורמי המימון השונים. בשלב זה מבוצעות גם הפניות לקרנות המתאימות המסייעות לפיתוח עסקים קטנים ובינוניים וגם ישירות לבנקים. במידה והיענות הגורמים השונים אינה מספיקה – יש לשקול איתור שותף או התאמה של תוכנית הקמת העסק להיקפי האשראי הזמינים.

שלב שלישי – מיסוד המערכות הפורמאליות עבור העסק

במידה והעסק המתוכנן מתאים לפעילות במסגרת של חברה בע"מ, כבר מתחילת הקמת העסק יש לבצע הליך של רישום חברה במקביל להסדרת מקורות המימון. במידה שהעסק עתיד לפעול כעוסק מורשה או כעוסק זעיר / פטור, יש לבצע את הליכי הרישום סמוך ככל האפשר למועד תחילת ההפעלה.

במקביל לרישום של הקמת העסק, יש להסדיר את מתכונת הדיווח החשבונאי, להתקשר עם רואה חשבון או יועץ מס שיבצע את הדיווחים השוטפים לרשויות, ולהקים מערכת הנהלת חשבונות בהתאם לצרכים ולאפשרויות.

שלב רביעי – איתור והשמה של כוח האדם הנדרש להקמת והפעלת העסק

על פי המבנה הארגוני והאמצעים הכספיים העומדים לרשות העסק, קובעים את הפונקציות שיש לאייש לפי הסדר הבא:

תפקידים שהיזם יודע לבצע בעצמו ומסוגל לקחת על עצמו מבחינת עומס עבודה.
תפקידים שיבוצעו באופן חלקי על ידי קבלני משנה במתכונת כפרילנסרים או במסגרת מיקור חוץ (Out Sourcing).

תפקידים שיש לאייש בעובדים שכירים קבועים/שעתיים. לתפקידים אלה יש לקבוע תקן מפורט, ובהתאם לו – לבצע הליך גיוס מסודר, משלב פרסום מודעת הדרושים ועד לאיתור המועמדים המתאימים ביותר.

שלב חמישי – קביעת תכנית פרסום וקידום מכירות לאחר הקמת העסק

לאחר הקמת עסק עלינו לדאוג ליידע את הלקוחות הפוטנציאליים בדבר קיומו ולכן בשלב זה נחליט על דרכי החשיפה הראשונית ועל אמצעי הפרסום השוטפים לקידום העסק וכן נכין את התוכן ואת העיצובים הנדרשים. למשל, בחלק מהעסקים יש לדאוג להקמת אתר אינטרנט ולקדמו בצורה שוטפת.