כיצד לערוך ניהול זמן אפקטיבי שיוביל לשיפור התוצאות העסקיות של הארגון שלך, ולמה חשוב שתקדיש זמן לתכנון
לכל דבר יש זמן ומקום. האומנם? מי מאיתנו לא מרגיש שאין לו זמן לכלום – כמעט כולנו. מה שאתה אולי לא יודע הוא, שקיימות דרכים רבות בהן תוכל לנצל את הזמן בצורה יעילה ואפקטיבית יותר. תכנון יעיל וניהול זמן נכון עשויים לסייע לך להגביר את ההספק, לעמוד במשימות וביעדים שלך, ומי יודע – אולי אפילו תזכה במעט זמן פנוי לתחביבים, למשפחה או אפילו למנוחה קלה.
מחקרים וסקרים הוכיחו שתכנון יעיל של ניהול זמן למנהלים גורר אחריו תוצאות עסקיות טובות הרבה יותר ממנהלים שלא תכננו את הזמן, או שלא תכננו אותו היטב. איך עושים את זה? להלן כמה עצות שיישומן יעזור לך לשפר את ניהול הזמן שלך:
ניהול זמן נכון מתחיל בתכנון זמן
דמיין פאזל ענק בן 1,000 חלקים שעליך להרכיב תוך שעות ספורות בלבד. באפשרותך לשפוך את תכולת הפאזל על השולחן ולנסות לבדוק אילו חלקים מתאימים לאילו. שיטה זו תוביל בסופו של דבר להרכבת הפאזל, אבל תגזול ממך זמן יקר מאוד. דרך אחרת עשויה להיות קביעת שיטה להרכבת הפאזל – קודם למיין את המסגרת של הפאזל ואת שאר החלקים למיין לפי צבעים או לפי שייכות לשטח מסוים בתמונה.
אם תסתכל על צילום של הפאזל כשהוא גמור יהיה לך קל יותר למיין אותו מאחר ותוכל לדעת אילו חלקים בתמונה יש למיין. הדוגמה הזו ממחישה דבר חשוב אחד בניהול זמן נכון: תכנון. הזמן שהיית משקיע בתכנון הרכבת הפאזל והמיון שלו היה חוסך לך זמן רב אם לא היית מתכנן.
אם לא היית מתכנן.
לכן, חשוב מאוד במסגרת ניהול זמן שתקדיש זמן לתכנון. למעשה, ככל שסדר היום שלך עמוס יותר ועתיר משימות, כל משימת התכנון הופכת קריטית יותר ותוכל לסייע לך יותר לעמוד ביעדים שלך. גם אם עד כה הסתדרת בלי תכנון, תופתע לגלות עד כמה איכות הזמן שלך, איכות החיים שלך (שלא לדבר על תפוקתך בעבודה), ובכלל ניהול הזמן שלך ישתפרו פלאים. למעשה, בדיוק כפי שבעל ארגון חייב לתכנן את מהלכיו העסקיים על מנת לעמוד ביעדים ולדעת למדוד אותם, כך גם שלב התכנון בניהול זמן הופך להיות הכרחי אם אתה בדרגה ניהולית כלשהי בארגון. יתרון נוסף של תכנון כשלב ראשון בניהול זמן הוא בכך שהוא מסייע לך למדוד את היעדים שהגעת אליהם ולערוך בקרת זמן. כך תוכל לתעדף משימות, לדחות מה שפחות חשוב ולהמשיך את מה שלא הספקת לעשות בדיוק מהנקודה בה הפסקת. זהו השלב השני והקריטי בניהול זמן יעיל.
לכן, חשוב מאוד במסגרת ניהול זמן שתקדיש זמן לתכנון. למעשה, ככל שסדר היום שלך עמוס יותר ועתיר משימות, כל משימת התכנון הופכת קריטית יותרותוכל לסייע לך יותר לעמוד ביעדים שלך. גם אם עד כה הסתדרת בלי תכנון, תופתע לגלות עד כמה איכות הזמן שלך, איכות החיים שלך (שלא לדבר על תפוקתך בעבודה), ובכלל ניהול הזמן שלך ישתפרו פלאים. למעשה, בדיוק כפי שבעל ארגון חייב לתכנן את מהלכיו העסקיים על מנת לעמוד ביעדים ולדעת למדוד אותם, כך גם שלב התכנון בניהול זמן הופך להיות הכרחי אם אתה בדרגה ניהולית כלשהי בארגון. יתרון נוסף של תכנון כשלב ראשון בניהול זמן הוא בכך שהוא מסייע לך למדוד את היעדים שהגעת אליהם ולערוך בקרת זמן. כך תוכל לתעדף משימות, לדחות מה שפחות חשוב ולהמשיך את מה שלא הספקת לעשות בדיוק מהנקודה בה הפסקת. זהו השלב השני והקריטי בניהול זמן יעיל.
ניהול זמן יעיל מתחיל בהכנת רשימת מטלות, מטרות ויעדים
על מנת לתכנן את הזמן שלך, בין אם מדובר בניהול זמן בעבודה או בניהול זמן אישי, כדאי שתתחיל בהכנת רשימה של מטלות, מטרות ויעדים. כך למשל, התחל בכתיבת רשימת הפגישות שיש לך לאותו יום, משך הפגישה (כולל זמני נסיעות אם יש). בנוסף, רשום מה המטלות שעליך לעשות היום – למשל, להכניס תכנים לאתר האינטרנט של הארגון שלך, להגיש הצעת מחיר לשני לקוחות, לשוחח עם חברת כוח אדם בנוגע לגיוס עובד חדש ועוד. חשוב מאוד שתתווה מסגרת זמן לכל חלק בתכנון של ניהול הזמן שלך, כשעליך להעניק לכל מרכיב בתוכנית את הזמן הריאלי שנדרש עבורו. מעבר לתכנון היומי, ערוך לעצמך תכנון שבועי, בו תכתוב מהן המטלות והיעדים שלך למשך השבוע. תיווכח לדעת מהר מאוד שיצירת תכנון שבועי מדי שבוע תעזור לך לפתח חשיבה תכנונית מעבר לרשימה הכתובה. את התכנון היומי כדאי לערוך יום לפני, או בבוקר. את תכנון הזמן השבועי כדאי לעשות בסוף השבוע שלפני כן.
ניהול זמן נכון מחייב האצלת סמכויות
אין חולק על כך שאתה יכול לבצע טוב יותר מכל אחד אחר את המשימות שתחת אחריותך. לפעמים קשה לנו להעביר את האחריות הלאה לעמיתים או לעובדים שלנו. עם זאת, האצלת סמכויות עשויה לחסוך ממך זמן יקר ולהוריד ממך לחץ ומתחים. במסגרת ניהול זמן אפקטיבי, כשאתה עורך את תכנון הזמן השבועי או היומי, שאל את עצמך מי יכול לסייע לך, למי תוכל להעביר מטלות ולמי תוכל להאציל סמכויות. תוכל להישאר בעמדת בקרה ופיקוח, אבל לא תצטרך לבזבז עוד זמן יקר.
קח בחשבון דברים שעשויים להשתבש בניהול הזמן שלך
תכנון וניהול הזמן שלך מכניס אותך לשליטה בעניינים, אבל לא כל דבר נמצא באמת תחת שליטתך. אם קבעת פגישה ונתקעת בפקק בגלל משאית שנתקעה על הכביש – לא תוכל לשלוט או לתכנן זאת. עם זאת, קח בחשבון שתמיד עלולים לקרות דברים בלתי צפויים. לכן, קח בחשבון בניהול הזמן שלך את המקרים הבלתי צפויים האלו ותן לעצמך מרווחי זמן גדולים יותר בין משימה למשימה.
ניהול זמן אפקטיבי לא אומר שאתה לא יכול להיות גמיש או ספונטני
אתה לא יכול לשלוט בכל אירוע ובכל מצב במשך היום. אולי פתאום יתקשרו אליך מהגן של הילד ויבקשו שתאסוף אותו כי הוא חולה, אולי חבר רחוק יקפוץ לביקור בלתי מתוכנן, ואולי פשוט יישאר לך פתאום המון זמן פנוי – אתה חייב, כאמור, להשאיר זמן לכל מקרה בלתי צפוי. אבל למרות שהתכנון זמן הוא כלי רב עוצמה, עליך תמיד להישאר גמיש וספונטני בניהול הזמן שלך על מנת להגיב לשינויים והפתעות כמו גם לנצל הזדמנויות. אם קורה משהו בלתי צפוי מצא פיתרון יצירתי ותתגמש. כך למשל, אם המזכירה שלך הודיעה שהיא חולה, אז אולי תבטל את ישיבת הצוות שנקבעה לשעה 10:00 ותענה על טלפונים בעצמך עד שימצא לה מחליף. אם נתקעת בפקק, ניהול זמן נכון יהיה לנצל את הזמן ולעשות כמה שיחות טלפון שהיית עושה מהמשרד (לא לשכוח להשתמש בדיבורית….).
טיפים לניהול זמן נכון:
-
נסה לטפל בנושאים דומים באותו זמן. כך למשל, אם עליך לעשות כמה שיחות טלפון, עשה אותן תחת אותה מסגרת זמן. אם אתה מטפל בניירת – הקדש זמן לטיפול בכל נושאי הניירת. יצירת קטגוריות של פעולה תעזור לך בניהול הזמן כך שהיא תיצור בך כבר את הריכוז ואת ה-"שוונג" שנדרש ממך לצורך כל פעולה – ובכך תשפר את היעילות שלך.
-
לחץ? בלאגן? נסה לקחת לך כמה דקות לפחות של שקט בכל יום. הקפד לאכול ולשתות בלי הפרעות. קבע לך מדיניות של לא לענות לטלפונים בזמן ההפסקה או ארוחת הצהריים. גם אם שעה שקטה נראית לך בזבוז זמן בלוח ניהול הזמן שלך – לעיתים האנרגיות שהיא תיתן לך יהיו שוות כפליים מזמנך ש-"בוזבז".
-
הקדש תשומת לב לכל נושא והימנע מזגזוג – הגיע דוא"ל בזמן שטיפלת בנושא מסוים, חוט המחשבה שלך ניתק ואתה נדרש ל- Setup חוזר כדי לטפל בנושא. נשמע מוכר? כאשר אתה מטפל בנושא מסוים, הימנע מהסטת תשומת הלב לנושאים חדשים. סיים את שנדרש סיום ורק לאחר מכן (בזמן שקבעת לעצמך תחת התכנון של ניהול זמנך) טפל בנושאים אחרים וחדשים.
-
ותר על משימות – כמעט תמיד תרצה ואולי תהיה מסוגל לעשות יותר. עוד רעיון שיזמת, עוד לקוח לפגוש וכו'. אבל לרוב עדיף לבצע שמונים אחוזים מהמשימות במאה אחוזים יכולת מאשר לבצע מאה אחוזים מהמשימות בשמונים אחוזי איכות. זהה מהן המשימות שהינן בגדר Must ומהן המשימות שהינן בגדר Nice To Have. את האחרונות, אתה יכול לדחות… ליום שיהיה לך זמן.
כעת, הקדש מעט זמן בכדי ללמוד על נושאים נוספים שיסיעו לך בעבודתך. קרא את המדריך לייעוץ ארגוני בכדי לתכנן את עבודת הארגון שלך, או את המאמר בנושא מנהיגות עסקית שיסייעו לך להוביל את הארגון והעובדים ולהפיק את המרב להגדלת ההכנסות לארגון שלך.
