לכן, חשוב מאוד במסגרת ניהול זמן שתקדיש זמן לתכנון. למעשה, ככל שסדר היום שלך עמוס יותר ועתיר משימות, כל משימת התכנון הופכת קריטית יותרותוכל לסייע לך יותר לעמוד ביעדים שלך. גם אם עד כה הסתדרת בלי תכנון, תופתע לגלות עד כמה איכות הזמן שלך, איכות החיים שלך (שלא לדבר על תפוקתך בעבודה), ובכלל ניהול הזמן שלך ישתפרו פלאים. למעשה, בדיוק כפי שבעל ארגון חייב לתכנן את מהלכיו העסקיים על מנת לעמוד ביעדים ולדעת למדוד אותם, כך גם שלב התכנון בניהול זמן הופך להיות הכרחי אם אתה בדרגה ניהולית כלשהי בארגון. יתרון נוסף של תכנון כשלב ראשון בניהול זמן הוא בכך שהוא מסייע לך למדוד את היעדים שהגעת אליהם ולערוך בקרת זמן. כך תוכל לתעדף משימות, לדחות מה שפחות חשוב ולהמשיך את מה שלא הספקת לעשות בדיוק מהנקודה בה הפסקת. זהו השלב השני והקריטי בניהול זמן יעיל.
ניהול זמן יעיל מתחיל בהכנת רשימת מטלות, מטרות ויעדים
על מנת לתכנן את הזמן שלך, בין אם מדובר בניהול זמן בעבודה או בניהול זמן אישי, כדאי שתתחיל בהכנת רשימה של מטלות, מטרות ויעדים. כך למשל, התחל בכתיבת רשימת הפגישות שיש לך לאותו יום, משך הפגישה (כולל זמני נסיעות אם יש). בנוסף, רשום מה המטלות שעליך לעשות היום – למשל, להכניס תכנים לאתר האינטרנט של הארגון שלך, להגיש הצעת מחיר לשני לקוחות, לשוחח עם חברת כוח אדם בנוגע לגיוס עובד חדש ועוד. חשוב מאוד שתתווה מסגרת זמן לכל חלק בתכנון של ניהול הזמן שלך, כשעליך להעניק לכל מרכיב בתוכנית את הזמן הריאלי שנדרש עבורו. מעבר לתכנון היומי, ערוך לעצמך תכנון שבועי, בו תכתוב מהן המטלות והיעדים שלך למשך השבוע. תיווכח לדעת מהר מאוד שיצירת תכנון שבועי מדי שבוע תעזור לך לפתח חשיבה תכנונית מעבר לרשימה הכתובה. את התכנון היומי כדאי לערוך יום לפני, או בבוקר. את תכנון הזמן השבועי כדאי לעשות בסוף השבוע שלפני כן.
ניהול זמן נכון מחייב האצלת סמכויות
אין חולק על כך שאתה יכול לבצע טוב יותר מכל אחד אחר את המשימות שתחת אחריותך. לפעמים קשה לנו להעביר את האחריות הלאה לעמיתים או לעובדים שלנו. עם זאת, האצלת סמכויות עשויה לחסוך ממך זמן יקר ולהוריד ממך לחץ ומתחים. במסגרת ניהול זמן אפקטיבי, כשאתה עורך את תכנון הזמן השבועי או היומי, שאל את עצמך מי יכול לסייע לך, למי תוכל להעביר מטלות ולמי תוכל להאציל סמכויות. תוכל להישאר בעמדת בקרה ופיקוח, אבל לא תצטרך לבזבז עוד זמן יקר.
קח בחשבון דברים שעשויים להשתבש בניהול הזמן שלך
תכנון וניהול הזמן שלך מכניס אותך לשליטה בעניינים, אבל לא כל דבר נמצא באמת תחת שליטתך. אם קבעת פגישה ונתקעת בפקק בגלל משאית שנתקעה על הכביש – לא תוכל לשלוט או לתכנן זאת. עם זאת, קח בחשבון שתמיד עלולים לקרות דברים בלתי צפויים. לכן, קח בחשבון בניהול הזמן שלך את המקרים הבלתי צפויים האלו ותן לעצמך מרווחי זמן גדולים יותר בין משימה למשימה.
ניהול זמן אפקטיבי לא אומר שאתה לא יכול להיות גמיש או ספונטני
אתה לא יכול לשלוט בכל אירוע ובכל מצב במשך היום. אולי פתאום יתקשרו אליך מהגן של הילד ויבקשו שתאסוף אותו כי הוא חולה, אולי חבר רחוק יקפוץ לביקור בלתי מתוכנן, ואולי פשוט יישאר לך פתאום המון זמן פנוי – אתה חייב, כאמור, להשאיר זמן לכל מקרה בלתי צפוי. אבל למרות שהתכנון זמן הוא כלי רב עוצמה, עליך תמיד להישאר גמיש וספונטני בניהול הזמן שלך על מנת להגיב לשינויים והפתעות כמו גם לנצל הזדמנויות. אם קורה משהו בלתי צפוי מצא פיתרון יצירתי ותתגמש. כך למשל, אם המזכירה שלך הודיעה שהיא חולה, אז אולי תבטל את ישיבת הצוות שנקבעה לשעה 10:00 ותענה על טלפונים בעצמך עד שימצא לה מחליף. אם נתקעת בפקק, ניהול זמן נכון יהיה לנצל את הזמן ולעשות כמה שיחות טלפון שהיית עושה מהמשרד (לא לשכוח להשתמש בדיבורית….).
טיפים לניהול זמן נכון: