בלי ניהול ידע אפקטיבי – אפילו מוצר מצויין לא יעניק לכם יתרון
ניהול ידע הוא כוח שהארגון צריך לדעת להשתמש בו
צדק מי שאמר שידע הוא כוח, וצדק יותר מי שאמר שהשימוש בידע הוא כוח. ניהול ידע בארגון צריך ליצור קודם כל עבור המנהל בארגון סביבת ידע אחת שבנוייה ונסמכת על כל מקורות הידע של הארגון. כך למשל, אם למפעל משקאות יש נתונים הנוגעים לשיווק והפצה, כספים, שירות לקוחות, מחסן ולוגיסטיקה ועוד – המנהל אינו יכול להרשות לעצמו לבחון כל מחלקה כזו בנפרד – אחרת הוא יבלה יותר זמן באיתור נתונים מאשר שימוש בהם בפועל. מעבר לכך, דרך פעולה כזו עלולה להציף את המנהל בנתונים מיותרים רבים. ניהול ידע במפעל צריך אם כן, קודם כל להזרים את הנתונים למוקד ידע אחד ולסנן אותם. אחת הדרכים לנהל ידע בארגון הוא באמצעות מערכת בינה עסקית.
כיצד לבנות מנגנון ניהול ידע אפקטיבי בכמה צעדים פשוטים
-
ארגנו את המידע על פי קשר עסקי: על מנת להקים מנגנון ניהול ידע בארגון באופן מוצלח, ראשית על המידע שמועבר למרכז הידע של הארגון שלכם להיות מאורגן על פי קשר עיסקי שימקד אותו לתחום מסויים. ניקח לדוגמה, ספר חוקים עב כרס: אם נרצה לחפש חוק דרך רשימה אחת של כל החוקים נתקשה למצוא את מבוקשנו בזמן סביר. לעומת זאת, אם ניצור אינדקס כלשהו שיהיה רלוונטי לכל קבוצת חוקים – יהיה קל יותר למצוא את החוק שאנחנו מחפשים.
-
שלבו את המידע באופן אקטיבי בתהליכי העבודה: בנוסף, המידע והנתונים לא צריכים "לעמוד תלויים באוויר" אלא עליהם להיות משולבים באופן פעיל בתהליכי העבודה עצמם. כך למשל, אם נוציא במפעל המשקאות דו"ח על בקבוקים שנפסלו בביקורת איכות, אך לא נעביר את הדו"ח למנהל בקרת האיכות אלא למנהל המחסן – לא נפיק מהדו"ח דבר. מנהל המחסן יראה בדו"ח עוד אחד מהנתונים המיותרים, ואילו מנהל בקרת האיכות לא יחפש אולי את הצידע שחסר לו. בסופו של יום, על המידע לסייע לארגון גם בכל הקשור לבקרת וניהול סיכונים ולכן חשוב שהגורמים הרלוונטיים ביותר יקבלו אותו.
-
עודדו את העובדים לשתף בידע שלהם: מאחר וידע הוא כוח, קיימת נטייה לעיתים בקרב עובדים שלא לשתף, מחשש לאיבוד הכוח והעוצמה שלהם כעובדים. לכן, יש לבסס תרבות ארגונית שתוביל לשיתוף הידע בכל רחבי הארגון. על מנת לעשות זאת, יש לעודד ישיבות צוות, לכתב במייל כל גורם רלוונטי, לשאול ולתחקר וגם ליצור מדיניות מתגמלת בקרב העובדים בעקבות שיתוף. יצירת תרבות ארגונית של שיתוף ידע היא צעד חשובוהכרחי על מנת לנהל טוב ונכון את הידע הארגוני. בנוסף, על המידע לעבור לכל אורך ורוחב הארגון לכל הגורמים הרלוונטיים, ועליכם כמנהליםלעודדאת השימוש בו בכל הדרגים.
-
התאימו את מנגנון ניהול הידע לתרבות הארגונית ולא להפך: גם אם יש לערוך שינויים נקודתיים בהתנהלות בתוך הארגון, עדיין התרבות הארגונית צריכה לתת את הטון. לכן, אם לדוגמה קיימת תרבות ארגונית של מידור, שעלולה לפגוע בניהול הידע ובזרימתו, יתכן והפיתרון יהיה למנות מנהל ידע שיהיה בעל הרשאות לקבל מידע מכל מחלקות הארגון – וזאת על פני לשנות את התרבות הארגונית. עם זאת, חשוב להבין את התרבות הארגוניתכאשר בוחרים בדרך ניהול הידע הארגוני, על מנת למצוא את הפיתרון הטוב והיעיל ביותר עבורו.
טיפ לניהול ידע: חשוב לגבש תהליכים שיאגרו את הידע שנצבר לאורך תקופת העסקתו של כל עובד בארגון, על מנת שלא ייווצר מצבשאדם יצא לפנסיה, או עזב מכל סיבה שהיא, יקח איתו את המידע שצבר במשך שנות עבודתו.
הצלחת הארגון תלויה אינה רק בניהול ידע אלא גם באופן שבו אתם משקיעים בפיתוח מנהלים ועד כמה הם מנהלים צוותים באופן נכון
