תכנון פרויקטים נכון כולל תיכנון מוקדם וזיהוי סיכונים

ניהול פרויקטים: איך תתכנו תקציב, זמנים ויעדים

ניהול פרויקטים מתחיל מתכנון תקציב, לוחות זמנים, יעדים וכוח אדם

המשבר הכלכלי מציב בפני כל ארגון אתגרים עסקייםרבים, ורבים אומרים כי המשבר הוא לא אחר מאשר "שעתו הגדולה של כל מנהל פרויקטים". ניהול פרוייקטים עוסק בפרטים הקטנים והגדולים של הפרויקט, אך אחת המטרות החשובות שלו היא לדאוג שהפרויקטיעלה בקנה אחד עם האסטרטגיה העיסקית של הארגון.

למעשה, ניהול פרוייקטים מוצלח הוא זה שמצליח ליצור תאימות בין האסטרטגיה הארגונית ויעדי הארגון אל מול מטרות הפרויקט. קיימים כיום סטים של כלים, חוקים, גישות וטכניקות לניהול פרויקטים מוצלח, מאמר זה מביא בפניכם את המכנה המשותף של השיטות הללו על קצה המזלג.

תכנון הוא הכל – תכננו כיצד לנהל את הפרויקט שלכם

דבר אחד שכל מנהל פרויקטים יסכים עליו הוא שיש לתכנן את הפרויקט לפני שהוא מתחיל. על התכנון להיותמדויק,שיטתי ומונחה עבודת צוות. למעשה, השלב הראשון בתכנון הוא להבין כיצד הפרויקט שאתם מנהלים מקדםאת יעדי הארגון. כל פרויקט חייב להיות מונחה יעדים ארגוניים ועיסקיים, והחזון של הארגון חייב להתממשק עם החזון של הפרויקט.

השלב הראשון של ניהול פרויקט הוא לתכנן תקציב שיהיה מצד אחד ריאלי לתנאי השוק ולתקציב הארגון, ומצד שנישניתן יהיה ליישם באמצעותו את הפרויקט מתחילתו ועד סופו. נושא נוסף הוא לקבוע כמהאנשים נדרשים על מנת לבצע את הפרויקט, ומהם לוחות הזמנים לעמידה בו. בין השאר, עליכם יהיה לקחת בחשבון סיכונים שעלולים לעלות במהלך הפרויקט, שעלולים לגרום לשיבושים ממהלך הניהול המתוכנן שלכם. כך למשל, נניח שתנהלו פרויקט לפיתוח רדיו דיגיטלי. בין השאר, תהליך הפיתוח מבוסס על שבב דיגיטלי מתוצרת מסויימת. מה יקרה אם החברה המייצרת את שבב הרדיו תפסיק לשווק אותו? עליכם יהיה לשנות משהו במסלול הפרויקט המתוכנן ולבחור בשבב אחר. מקרה אחר עשוי להיות עיכוב בשל קיצוץ תקציב, שינוי דרישות של הלקוח, או אפילו עובד שחלה ולא הגיע לעבודה מספר ימים.

לכן, בבואכם להגדיר את לוחות הזמנים, התקציב והאלמנטים השונים המרכיבים את הפרויקט, עליכם לקחת בחשבון שהצפוי עלול להפוך לבלתי צפוי. שאלו את עצמכם: האם לוחות הזמנים שנקבעו אכן ריאליים? האם הטכנולוגיה עליה מבוסס הפרויקט אכן מתאימה? האם התקציב אכן ריאלי לפרויקט? הציגו בפני המנהלים שלכם את כל הבעיות הצפויות ונסו להתאים לכל בעיה פיתרון. ניהול פרוייקטים מושלם מתחיל מההבנה שאין חיה כזו "פרויקט מושלם".

ישורי תקשורת הם הכרח בכל ניהול פרויקט

אתגר נוסף (שעשוי להיות לא פשוט לעיתים) הוא היכולת שלכם לתקשר עם כל הגורמים הרלוונטיים בארגון. כך למשל, יהיה עליכם להיות בקשר עם מנהלי הכספים (בנוגע לתקציב), מנהלי השיווק (בנוגע לצרכים השיווקיים) וכמובן עם הנהלת הארגון. יתכן והפרויקט ינוהל על פי דרישות של לקוח, ויהיה עליכם לעמוד מצד אחד בקשר עם הלקוח ומצד שני בקשר עם מנהלי הארגון – מה שעשוי להעמיד אתכם לפעמים בין הפטיש לסדן.

ניהול פרויקט הופך לבלתי אפשרי בלי ניהול אפקטיבי של צוות הפרויקט

כמנהלי פרויקטים עליכם לשמש כמנהיגים ולנהל צוות שיביא למימוש הפרויקט. אם התקציב ולוחות הזמנים הם פעמים רבות גורמים מוכתבים שאינם בשליטתכם, הרי שהצוות שאתם מנהלים נמצא תחת אחריותכם ושליטתכם. אתם תקבעו האם הצוות יצליח ליישם את הפרויקט.

ניהול פרויקטים ידרוש מכם הבנה במגוון תחומים: מניהול סיכונים ועד מנהל עסקים

ניהול פרויקטים איכותי ואפקטיבי ידרוש מכם לתמרן בהצלחה בין הצרכים הארגוניים, החזון הארגוני, צרכי ודרישות ההנהלה, נושאי תקשורת וסוגיות פנים ארגוניות – ועוד מגוון בעיות ואתגרים שונים. כמנהלי פרויקטים טובים אתם חייבים להפגין בקיאות בנושאים מגוונים – כגון, ניהול זמן ,ניהול סיכונים, ניהול תקציב, ניהול צוות, ועוד. הסיבה שעליכם להיות בקיאים בנושאים אלו היא כי ניהול פרויקט מבוסס על חוליות ניהוליות ומקצועיות רבות, ואי שליטה באחת מהן עלולה, בסופו של דבר, להוות חוליה חלשה.

זיכרו: לא כל מנהל מוכשר הוא מנהל פרויקטים מוצלח. תחום ניהול פרויקטים הוא נושא נלמד השונה מניהול מסורתי. מעבר לכך, ארגונים רבים דורשים שלכל מנהל פרויקטים שלהם תהיה הסמכה (למשל הסמכת PMP). הסמכות אלה מעידות שיש לכם ידע, כלים וטכניקות שנדרשות על מנת לנהל פרויקט. מי שמחזיק בהסמכות אלה ידע כיצד להתמודד עם מגוון הסוגיות והמכשולים שפרויקט מציב באופן טבעי.

מנהל פרויקטים יכול להיעזר גם בבינה העיסקית שקיימת בעסק כדי לתכנן את צעדיו. יועץ ארגוני יכול לסייע לכם בתהליכי השלמת פרויקטים

admin