המדריך המלא לשינוי ארגוני

שינוי ארגוני חייב להיות מקיף ולכלול כל היבט ואלמנט תפקודי-עסקי של הארגון שלכם. אין טעם לכבות שריפות פה ושם, או לערוך שינויים מינוריים. על השינוי הארגוני להיות אינטנסיבי ולעיתים אפילו "אכזרי". לפני שאתם מתחילים בתהליך השינוי בארגון שלכם עליכם לבצע קודם כל הערכה וניתוח של התוכנית העסקית הקיימת שלכם. התוכנית העסקית למעשה מתארת את כל המהלכים העסקיים והיעדים העסקיים המתוכננים והאמצעים להשיג אותם. לפיכך, תוכנית עסקית היא תוכנית פעולה ומכאן היא אמצעי יעיל למצוא נקודות משגה ולערוך שינויים. הציבו יעדים חדשים שיהיו מצד אחד ריאליים, ומצד שני אגרסיביים מספיק על מנת לחולל שינוי אמיתי. קחו את הזמן לבדוק היכן הארגון שלכם כן מייצר כסף והתמקדו בנקודות החזקות הללו כשאתם מחוללים שינוי בארגון.

כך למשל, חברה שעוסקת בייעוץ פיננסי מוסדי ואשר התמקדה בשנים האחרונות גם בייעוץ פיננסי פרטי עשוייה למצוא את הייעוץ הפרטי כלא משתלם כלכלית. במקרה זה על החברה להתמקד במה שהיא עושה הכי טוב, קרי: ייעוץ פיננסי מוסדי ולארגן את השינוי הארגוני באופן תואם. לשם כך יתכן אפילו ותאלץ לסגור מחלקה, לפטר עובדים או לערוך מיתוג מחדש.

תהליך השינוי הארגוני עלול להכניס את הארגון לתקופה של אי יציבות פיננסית שעלולה להיות מסוכנת. למעשה, זו אחת הסיבות המרכזיות ששינויים ארגוניים נכשלים או מופסקים באמצע. לכן, בנו תוכנית עסקית-פיננסית זמנית למשך שלושת החודשים הבאים. ברגע שהארגון שלכם יתייצב, צרו תוכנית עסקית-פיננסית למשך תשעת החודשים שנותרו. הקפידו מאוד בתקופה זו להשגיח על תזרים המזומנים שלכם וודאו שמנהל הכספים או רואה החשבון של החברה יערוך בקרה שבועית על ניהול הכספים שלכם.

שינוי ארגוני משמעו התייעלות, ולא תמיד העובדים שלכם עונים על הצורך הזה. במקרים רבים, שינויים עלולים ליצור אנטגוניזם (התנגדות) אצל העובדים. קחו בחשבון שאנשים לא תמיד אוהבים שינויים, כל שכן עובדים. לכן, בכל הנוגע לעובדים שלכם כדאי שתערכו הערכה ומשוב על מנת לזהות אילו עובדים "מפריעים" או עלולים להפריע לתהליך השינוי הארגוני.

קחו בחשבון שהמטרה תמיד צריכה להיות יצירת ארגון "רזה" וגמיש, ולא ארגון עתיר בעובדים שגם עולים לכם יותר כסף וגם אינם משרתים מטרה אפקטיבית (ולפיכך מבזבזים משאבים יקרים). הקפידו שהעובדים שלכם ינצלו היטב את זמני העבודה, זמנו את מנהלי הצוותים ומנהלי הפרוייקטים שלכם לשיחות ותאמו איתם את הציפיות שלכם לניצול יעיל של לוחות הזמנים ועמידה ביעדים. אל תמהרו לפטר, אבל גם אל תחזיקו בעובדים שאינם באמת נחוצים לכם או שעבודתם אינה עומדת בסטנדרטים המינימאליים.

מצד שני, יתכן ותהליך השינוי הארגוני יחייב התרחבות והעסקת עובדים חדשים. במידה ואכן כך, גייסו עובדים בעלי כישורים מתאימים, ואל תמהרו לגייס יותר מדי בבת אחת. דאגו לפיתוח הדרכה לעובדים החדשים על מנת שישתלבו בצורה האופטימלית בארגון שלכם. שימו לב: אל תשכרו עובדים חדשים לפני שתהיו בטוחים שאתם יכולים לעמוד בכך פיננסית ומתוך איתנות כלכלית.

חיזרו לתוכנית העסקית שלכם וקיבעו יעדים חדשים – רק שימו לב: כשאתם באים ליישם את היעדים הלכה למעשה חשבו היטב את ההוצאות הפיננסיות הנובעות מכך. ברגע שהארגון שלכם הצליח להטמיע את השינוי ולעלות על המסלול – הישארו בנתיב הנכון ואל תסטו מהתוכנית המקורית אלא אם יש לכם סיבה טובה לעשות כן.

למרות השינוי הארגוני הקפידו תמיד לעמוד בדרישות הלקוחות וביעדים שהצבתם. אין טעם לערוך שינויים ארגוניים אם הלקוחות יקבלו בסופו של דבר שרות פחות טוב או לא יקבלו את המוצרים שיחפשו. שינוי ארגוני צריך תמיד לבוא מנקודת המבט המתייחסת למה טוב יותר ללקוחות שלכם.

טיפ לשינוי ארגוני: אחד הדברים הכי חשובים בכל תהליך של שינוי הוא להפיק לקחים היכן הארגון שלכם או אתם פעלתם באופן שגוי. לימדו מטעויות על מנת שתימנעו מטעויות דומות בעתיד.